Datenschutzerklärung
Stand: August 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist die NexAI – Next Generation Artificial Intelligence GbR (nachfolgend „NEXAI“), vertreten durch die Gesellschafter Maximilian Trenk und Jason Brian Merklein, Untere Bergstraße 13, 74586 Frankenhardt-Honhardt, Deutschland. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter mbt@nex-a-i.com.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies erforderlich ist, um die Website bereitzustellen und Ihre Anfragen zu bearbeiten. Je nach Nutzung sind das insbesondere: – Daten aus dem Kontakt- und Partnerformular (Name, E-Mail, Unternehmen, ggf. Website, Nachricht), – Ihre E-Mail-Adresse bei Anmeldung zum Newsletter, – Eingaben im AI-Chat-Assistenten sowie freiwillig genannte Kontaktdaten, – Angaben bei der Online-Terminbuchung und beim AI-Telefon-/Sprachassistenten (Name, E-Mail, Telefonnummer, Anliegen, Wunschtermin), – technische Zugriffsdaten, die beim Aufruf der Website automatisch anfallen (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Inhalte). Einzelheiten zu Zwecken, Rechtsgrundlagen, eingesetzten Dienstleistern und Speicherdauern finden Sie in den folgenden Abschnitten.
3. Rechtsgrundlagen
Je nach Verarbeitung stützen wir uns auf unterschiedliche Rechtsgrundlagen: – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen) – z. B. Bearbeitung Ihrer Anfrage und Terminvereinbarung, – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) – z. B. sichere und effiziente Bereitstellung der Website und Kommunikation mit Interessenten, – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – dort, wo wir Sie ausdrücklich um Ihre Einwilligung bitten (insbesondere Newsletter). Die für die einzelne Verarbeitung maßgebliche Grundlage nennen wir jeweils in den Abschnitten unten.
4. Speicherdauer und Löschung
Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck ihrer Verarbeitung entfällt, spätestens nach den folgenden Regelfristen – es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO, § 257 HGB) stehen entgegen; in diesem Fall werden die Daten für die Dauer der Frist gesperrt und danach gelöscht: – Kontakt- und Partneranfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, anschließend Löschung, – Interessenten-/Leaddaten: 6 Monate, – Termindaten: 12 Monate, – Chatverläufe: 6 Monate, – Termindaten aus dem Telefon-/Sprachassistenten: 6 Monate, – Newsletter: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, – technische Server-/Zugriffslogs: 30 Tage. Anrufe mit dem Sprachassistenten werden nicht aufgezeichnet.
5. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an mbt@nex-a-i.com. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW), Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart.
6. Hosting und Server-Logs
Diese Website wird auf einem Server in Deutschland bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Hetzner verarbeitet in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO) die beim Aufruf der Website technisch anfallenden Zugriffsdaten – insbesondere Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt des Zugriffs, die angeforderten Inhalte, Referrer und den verwendeten Browser (Server-Logfiles) –, um die Auslieferung der Seite zu ermöglichen und die Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Webauftritt). Server-Logs löschen wir nach 30 Tagen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in Deutschland; eine Übermittlung in ein Drittland findet dabei nicht statt. Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken und keine Tracking- oder Analysedienste ein.
7. Kontakt- und Partnerformular, E-Mail
Wenn Sie uns über das Kontakt- oder Partnerformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Website, Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Anbahnung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Für den Versand und die Zustellung der zugehörigen E-Mails setzen wir als Auftragsverarbeiter die Resend, Inc., San Francisco, Kalifornien, USA, ein. Dabei werden die von Ihnen übermittelten Daten in die USA übertragen. Resend ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich daher auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO), ergänzend auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Eine Kopie der Garantien können Sie bei uns anfordern. Ihre über das Formular übermittelten Anfrage- und Kontaktdaten speichern wir zudem in unserem selbst betriebenen CRM-System (Kundenverwaltung) auf einem Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und den weiteren Kontakt zu verwalten; das CRM betreiben wir selbst, eine Weitergabe an Dritte findet dabei nicht statt. Die Angabe der Daten ist freiwillig; ohne die zur Beantwortung erforderlichen Angaben können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten.
8. Newsletter
Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen Informationen zu unseren Leistungen zuzusenden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir verwenden das Double-Opt-In-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail; erst nach Ihrer Bestätigung nehmen wir Sie in den Verteiler auf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail oder per Nachricht an mbt@nex-a-i.com. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Für die Erfassung und den Versand nutzen wir den Auftragsverarbeiter Resend, Inc. (USA); es gelten die Angaben zur Drittlandübermittlung aus Abschnitt 7 entsprechend.
9. AI-gestützter Chat-Assistent
Auf unserer Website bieten wir einen AI-gestützten Chat-Assistenten an. Sie kommunizieren dabei mit einem AI-System, nicht mit einer natürlichen Person. Verarbeitete Daten. Wenn Sie den Chat nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Nachrichten (Chatinhalte) sowie – soweit Sie diese freiwillig angeben – Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) und Ihr Anliegen, um Ihre Anfrage zu beantworten und – auf Ihren Wunsch – einen Beratungstermin zu vereinbaren. Damit der Gesprächsverlauf während einer Sitzung erhalten bleibt, werden Ihre Nachrichten dieser Sitzung zusammen mit einer zufälligen Sitzungskennung im Sitzungsspeicher (sessionStorage) Ihres Browsers abgelegt; diese Daten werden beim Schließen des Browser-Tabs gelöscht. Cookies setzt der Chat nicht. Zwecke und Rechtsgrundlagen. – Beantwortung vertragsbezogener Anfragen sowie Vereinbarung eines Beratungstermins: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung). – Beantwortung allgemeiner Anfragen ohne Vertragsbezug sowie effizienter Betrieb des Chat-Assistenten: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation mit Interessenten und Kunden). Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter). Zur Bereitstellung des Chat-Assistenten und zur Terminverwaltung setzen wir folgende Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten: – OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland – Verarbeitung der Chat-Eingaben durch ein AI-Sprachmodell; eine Verarbeitung durch die US-Gesellschaft (OpenAI, L.L.C.) ist möglich. – Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland – Terminverwaltung (Google Calendar); eine Verarbeitung durch die US-Gesellschaft (Google LLC) ist möglich. Die technische Verknüpfung dieser Dienste erfolgt über eine von uns selbst betriebene Automatisierungsinstanz (Software: n8n) auf einem Server in Deutschland, den wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betreiben. Die Automatisierungssoftware betreiben wir selbst; eine Weitergabe an deren Anbieter findet nicht statt. Ihre Anfrage- und Kontaktdaten sowie einen daraus erstellten Interessenten-/Lead-Eintrag speichern wir in unserem selbst betriebenen CRM-System auf demselben Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH); eine Weitergabe an Dritte findet dabei nicht statt. Mit den vorgenannten Dienstleistern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Keine Nutzung zu Trainingszwecken. Die über den Chat eingegebenen Daten werden nicht zum Training der AI-Modelle unserer Dienstleister verwendet. Übermittlung in Drittländer (USA). Beim Einsatz der vorgenannten Dienste kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kommen. Ist der jeweilige Empfänger unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework aktiv zertifiziert, stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Andernfalls erfolgt sie auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Eine Kopie der Garantien können Sie bei uns anfordern. Speicherdauer. Soweit eine Speicherung technisch erfolgt, bewahren wir Chatverläufe für längstens sechs Monate auf und löschen sie anschließend. Im Rahmen einer Terminvereinbarung angegebene Kontaktdaten speichern wir, solange dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, sowie darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Freiwilligkeit. Die Angabe Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne Kontaktdaten können wir jedoch keinen Termin mit Ihnen vereinbaren. Ihre Rechte / Widerspruch. Ihnen stehen die in Abschnitt 5 (Ihre Rechte) genannten Rechte zu. Soweit wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO).
10. Online-Terminbuchung
Auf unserer Kontaktseite können Sie selbst einen Beratungstermin buchen. Verarbeitete Daten. Um Ihnen freie Zeiten anzuzeigen, rufen wir aus unserem Kalender ausschließlich die belegten Zeiträume ab – Termininhalte, Titel oder Teilnehmer werden dabei nicht an Ihren Browser übermittelt. Buchen Sie einen Termin, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den gewählten Zeitpunkt sowie – soweit Sie ihn freiwillig angeben – Ihren kurz beschriebenen Anlass. Zweck und Rechtsgrundlage. Die Daten werden ausschließlich zur Vereinbarung und Durchführung des von Ihnen gewünschten Termins verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). Eingesetzte Dienstleister. Der Termin wird in unserem Kalender bei der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland angelegt (Google Calendar); eine Verarbeitung durch die US-Gesellschaft (Google LLC) ist möglich. Sie werden dem Termin als Teilnehmer hinzugefügt und erhalten dadurch eine Kalendereinladung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Die technische Verknüpfung erfolgt über unsere selbst betriebene Automatisierungsinstanz auf einem Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH). Zusätzlich speichern wir den Termin und die zugehörigen Kontaktdaten in unserem selbst betriebenen CRM-System auf einem Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH); eine Weitergabe an Dritte findet dabei nicht statt. Zu Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlung gelten die Angaben in Abschnitt 9 entsprechend. Speicherdauer. Den Termineintrag und die darin enthaltenen Kontaktdaten bewahren wir auf, solange dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, längstens jedoch 12 Monate, sowie darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Freiwilligkeit und Widerruf. Die Angabe der Daten ist freiwillig; ohne Name und E-Mail-Adresse können wir den Termin nicht bestätigen. Sie können den Termin jederzeit über die Kalendereinladung absagen oder uns formlos kontaktieren. Es stehen Ihnen die in Abschnitt 5 genannten Rechte zu.
11. AI-Telefon-/Sprachassistent
Für Terminanfragen bieten wir – unter anderem über unsere Telefonnummer – einen AI-gestützten Sprachassistenten an. Zu Beginn des Gesprächs werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie mit einem AI-System sprechen. Verarbeitete Daten. Wir verarbeiten Ihre Telefonnummer, die von Ihnen genannten Angaben (Name, Anliegen, Wunschtermin sowie – falls angegeben – E-Mail-Adresse) und technische Verbindungsdaten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und einen Beratungstermin zu vereinbaren. Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet. Zwecke und Rechtsgrundlagen. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Erfüllung eines Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Terminvereinbarung und Erreichbarkeit). Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter). – Vapi, Inc., San Francisco, Kalifornien, USA – Sprachassistent- und Telefonie-Orchestrierung; – Deepgram, Inc., San Francisco, Kalifornien, USA – Umwandlung von Sprache in Text (Spracherkennung); – OpenAI Ireland Limited, Dublin, Irland (ggf. OpenAI, L.L.C., USA) – Sprachmodell sowie Sprachsynthese (Umwandlung von Text in Sprache); – easybell GmbH, Berlin, Deutschland – Telefonanbindung (SIP); – Google Ireland Limited, Dublin, Irland (ggf. Google LLC, USA) – Terminverwaltung (Google Calendar) und Versand der Terminbestätigung. Die Automatisierung und die Speicherung Ihrer Termin- und Anrufdaten erfolgen über unsere selbst betriebene n8n-Instanz sowie unser selbst betriebenes CRM-System auf einem Server in Deutschland (Hetzner Online GmbH); eine Weitergabe an Dritte findet dabei nicht statt. Übermittlung in Drittländer. Bei Vapi und Deepgram kann eine Übermittlung in die USA erfolgen; diese Anbieter sind nicht unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, weshalb wir die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen stützen. Bei OpenAI und Google stützen wir uns, soweit der Empfänger zertifiziert ist, auf den Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO), ergänzend auf die Standardvertragsklauseln. Eine Kopie der Garantien können Sie bei uns anfordern. Speicherdauer. Ihre Termindaten werden nach spätestens sechs Monaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Freiwilligkeit. Die Angabe der Daten ist freiwillig; ohne Kontaktdaten und Wunschtermin können wir keinen Termin vereinbaren. Es stehen Ihnen die in Abschnitt 5 genannten Rechte zu.